Comment relancer un locataire pour loyer impayé : guide étape par étape

Savoir comment relancer un locataire pour loyer impayé est une compétence indispensable pour tout propriétaire bailleur. Chaque année en France, environ 3 % des locataires connaissent des difficultés de paiement, et la manière dont le bailleur réagit dans les premiers jours détermine souvent l’issue de la situation. Un suivi rigoureux avec un outil comme TrackMyRent permet de détecter immédiatement un retard et de déclencher la bonne réponse au bon moment — avant que la situation ne dégénère.

Chronologie des étapes de relance pour un loyer impayé

Ce guide détaille chaque étape, du simple rappel amical jusqu’à la procédure judiciaire, en passant par la mise en demeure et le commandement de payer. Vous y trouverez les modèles de courriers, les délais légaux à respecter et les erreurs à éviter.

Comprendre le cadre légal des loyers impayés

Avant de relancer un locataire, il est essentiel de connaitre le cadre juridique qui encadre les impayés de loyer en France. La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 constitue le texte de référence. Elle protège à la fois le locataire et le bailleur, en imposant des étapes précises avant toute mesure coercitive.

Ce que dit la loi sur l’obligation de payer le loyer

L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que le locataire est tenu de payer le loyer et les charges aux termes convenus. Le non-paiement constitue un manquement à ses obligations contractuelles et peut, à terme, justifier la résiliation du bail.

Toutefois, le propriétaire ne peut pas expulser un locataire de sa propre initiative. La procédure est strictement encadrée et passe obligatoirement par un juge. De plus, la trêve hivernale interdit toute expulsion du 1er novembre au 31 mars de chaque année (sauf exceptions).

Le rôle de la clause résolutoire

La plupart des baux d’habitation contiennent une clause résolutoire qui prévoit la résiliation automatique du bail en cas d’impayé. Cette clause est activée par un commandement de payer délivré par huissier (désormais commissaire de justice). Le locataire dispose alors de deux mois pour régulariser sa situation avant que la clause ne produise ses effets.

Étape 1 : la relance amiable par téléphone ou SMS

Dès que vous constatez un retard de paiement — idéalement dans les 5 jours suivant la date d’échéance — la première démarche est une relance amiable informelle. Un simple appel téléphonique, un SMS ou un message peut suffire à débloquer la situation.

Pourquoi agir dès les premiers jours

Un retard de quelques jours peut avoir des causes bénignes : oubli, problème bancaire temporaire, décalage de virement. Plus vous attendez, plus le locataire risque de considérer que le retard est toléré. Relancer rapidement envoie un signal clair : le paiement du loyer est suivi de près.

Avec TrackMyRent, chaque paiement attendu est visible dans votre tableau de bord. Dès qu’un loyer n’est pas enregistré à la date prévue, vous le voyez immédiatement et pouvez réagir sans délai.

Comment formuler la relance téléphonique

Restez courtois et factuel. L’objectif n’est pas de braquer le locataire mais d’obtenir une explication et un engagement de paiement.

Exemple de message :

Bonjour M. Dupont, je me permets de vous contacter car je n’ai pas encore reçu le loyer du mois de mars, dont l’échéance était fixée au 5 mars. Pourriez-vous me confirmer la date à laquelle le virement sera effectué ? N’hésitez pas à me contacter si vous rencontrez une difficulté particulière.

Notez la date de votre appel et le contenu de l’échange. Ce suivi sera utile si la situation évolue vers un contentieux.

Étape 2 : la relance écrite par e-mail ou courrier simple

Si la relance téléphonique reste sans effet après 7 à 10 jours, passez à l’écrit. Un e-mail ou un courrier simple formalise votre demande sans pour autant engager une procédure.

Modèle de lettre de relance amiable

Objet : Relance pour loyer impayé — [mois] [année]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de ma part, je constate que le loyer du mois de [mois], d’un montant de [montant] euros, dont l’échéance était fixée au [date], n’a pas été réglé à ce jour.

Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir procéder au règlement de cette somme dans les meilleurs délais.

Si vous rencontrez des difficultés financières passagères, je vous invite à me contacter afin que nous puissions trouver ensemble une solution (échéancier, délai de paiement).

Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Nom du propriétaire]

Les bonnes pratiques de la relance écrite

Gardez un ton professionnel : pas de menaces, pas de pression excessive.
Mentionnez le montant exact et la date d’échéance pour éviter toute ambiguité.
Proposez un échange : beaucoup de situations se résolvent par la discussion.
Conservez une copie de tout courrier envoyé.

Étape 3 : la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception

Si le loyer reste impayé après deux à trois semaines malgré vos relances, il est temps d’envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Cette étape est juridiquement importante : elle constitue une preuve formelle de votre demande et marque le début du cadre contentieux.

Ce que doit contenir la mise en demeure

La mise en demeure doit être précise et complète :

L’identité du bailleur et du locataire
L’adresse du logement concerné
Le ou les mois de loyer impayés, avec les montants détaillés (loyer nu + charges)
La date d’échéance de chaque loyer impayé
Le montant total dû
Un délai raisonnable pour le paiement (généralement 8 à 15 jours)
La mention des suites envisagées en cas de non-paiement (commandement de payer, résiliation du bail)

Modèle de mise en demeure

Objet : Mise en demeure de payer — Loyer impayé

Lettre recommandée avec accusé de réception

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous mets en demeure de régler la somme de [montant total] euros correspondant au(x) loyer(s) impayé(s) suivant(s) :

Loyer de [mois 1] : [montant] euros (échéance du [date])

Loyer de [mois 2] : [montant] euros (échéance du [date])

Malgré mes précédentes relances restées sans effet, cette somme demeure impayée à ce jour.

Je vous accorde un délai de 15 jours à compter de la réception de ce courrier pour procéder au règlement intégral de cette dette.

À défaut de paiement dans ce délai, je me verrai contraint(e) d’engager les procédures légales prévues par la loi, incluant le commandement de payer par commissaire de justice et la résiliation du bail en application de la clause résolutoire.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Nom du propriétaire]

Le signalement à la CAF ou à la MSA

Si le locataire bénéficie d’aides au logement (APL, ALF, ALS), le propriétaire doit signaler l’impayé à la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) ou à la Mutualité Sociale Agricole (MSA) dès lors que la dette atteint deux mois de loyer hors charges. Ce signalement est une obligation légale depuis la loi ALUR. Pour plus de détails, consultez la page dédiée sur service-public.fr.

Le signalement déclenche une procédure de maintien des aides sous condition d’un plan d’apurement. C’est souvent un levier efficace pour inciter le locataire à reprendre les paiements.

Étape 4 : le commandement de payer par commissaire de justice

Si la mise en demeure reste sans effet, l’étape suivante est le commandement de payer délivré par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). C’est un acte formel qui déclenche le délai de deux mois prévu par la clause résolutoire du bail.

Comment fonctionne le commandement de payer

Vous mandatez un commissaire de justice en lui fournissant le bail, le décompte des sommes dues et les preuves de vos relances précédentes.
Le commissaire délivre l’acte au locataire en personne ou à son domicile. L’acte détaille les sommes dues et rappelle la clause résolutoire.
Le locataire dispose de deux mois pour régler l’intégralité de la dette ou solliciter des délais de paiement auprès du juge.
Si le locataire ne paie pas dans les deux mois, la clause résolutoire est acquise et le bailleur peut saisir le tribunal.

Le coût du commandement de payer

Les frais de commissaire de justice sont réglementés par le décret n° 2016-230 du 26 février 2016. Le coût varie selon le montant de la créance, mais il faut compter entre 50 et 150 euros en moyenne. Ces frais sont en principe à la charge du locataire défaillant.

L’information du préfet et de la CCAPEX

Le commissaire de justice doit informer le préfet du commandement de payer. La Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions locatives (CCAPEX) est alors saisie et peut proposer un accompagnement social au locataire. Cette procédure, prévue par l’article 24 de la loi du 6 juillet 1989, vise à prévenir les expulsions.

Étape 5 : la saisine du tribunal judiciaire

Si le locataire ne régularise pas sa dette dans le délai de deux mois suivant le commandement de payer, le propriétaire peut saisir le juge des contentieux de la protection (anciennement juge d’instance) du tribunal judiciaire.

Ce que vous pouvez demander au juge

La constatation de la résiliation du bail en application de la clause résolutoire
La condamnation du locataire au paiement des loyers impayés et des indemnités d’occupation
L’expulsion du locataire (qui sera exécutée par un commissaire de justice, hors trêve hivernale)
Le remboursement des frais de procédure

Les délais de la procédure judiciaire

La procédure judiciaire prend du temps. Entre l’assignation et l’audience, il faut compter en général 2 à 6 mois selon l’encombrement du tribunal. Le juge peut accorder des délais de paiement au locataire (jusqu’à 3 ans) s’il estime que celui-ci est de bonne foi et en capacité de rembourser.

Les alternatives : médiation, conciliation et accord amiable

Avant d’en arriver à la procédure judiciaire, plusieurs solutions intermédiaires méritent d’être envisagées.

L’échéancier de paiement

Proposer un plan d’apurement (échéancier) au locataire est souvent la solution la plus pragmatique. Le locataire continue de payer le loyer courant et rembourse progressivement l’arriéré. Formalisez toujours cet accord par écrit, signé par les deux parties.

La médiation ou la conciliation

Le recours à un conciliateur de justice (gratuit) ou à un médiateur peut désamorcer un conflit. Le conciliateur tente de rapprocher les parties et peut aboutir à un accord homologué par le juge. Cette démarche est gratuite et accessible dans chaque tribunal judiciaire.

Le recours au Fonds de Solidarité pour le Logement (FSL)

Le FSL peut prendre en charge tout ou partie de la dette locative pour les locataires en difficulté. Le propriétaire peut orienter son locataire vers ce dispositif via le site service-public.fr. C’est une solution gagnant-gagnant : le propriétaire est payé et le locataire évite l’expulsion.

Les erreurs à éviter dans la relance d’un loyer impayé

Erreur n°1 : attendre trop longtemps avant de relancer

Plus le retard s’accumule, plus il sera difficile pour le locataire de régulariser. Relancez dès les premiers jours. Un outil de suivi comme TrackMyRent vous aide à ne jamais laisser passer un retard.

Erreur n°2 : utiliser un ton menaçant ou agressif

Les menaces verbales ou écrites peuvent se retourner contre vous. Restez factuel et professionnel à chaque étape. Le droit est de votre côté si vous suivez la procédure correctement.

Erreur n°3 : changer les serrures ou couper les fluides

Il est strictement interdit de changer les serrures, couper l’eau, l’électricité ou le chauffage pour contraindre un locataire à partir. Ces agissements constituent une violation de domicile (article 226-4 du Code pénal) et exposent le propriétaire à des poursuites pénales.

Erreur n°4 : ne pas respecter la procédure légale

Chaque étape de la procédure d’impayé a son importance juridique. Sauter la mise en demeure ou le commandement de payer peut invalider votre recours devant le juge. Suivez scrupuleusement le calendrier légal.

Erreur n°5 : ne pas conserver les preuves

Conservez systématiquement les copies de toutes vos relances (e-mails, courriers, accusés de réception), les relevés bancaires montrant l’absence de paiement, et les réponses du locataire. Ces documents seront essentiels en cas de procédure judiciaire.

Comment prévenir les impayés de loyer

La meilleure relance est celle qu’on n’a pas besoin d’envoyer. Voici les mesures préventives les plus efficaces.

Sélectionner rigoureusement les candidats

Vérifiez les justificatifs de revenus (le locataire doit idéalement gagner au moins 3 fois le montant du loyer), demandez un garant si nécessaire, et consultez les trois dernières quittances de loyer du logement précédent. Pour en savoir plus sur vos obligations en tant que propriétaire bailleur, consultez notre guide dédié.

Souscrire une Garantie Loyers Impayés (GLI)

La GLI est une assurance qui couvre les loyers impayés, les frais de procédure et parfois les dégradations locatives. Son coût représente généralement 2,5 % à 5 % du loyer annuel charges comprises. C’est un investissement rentable pour les propriétaires qui souhaitent se protéger efficacement.

Utiliser Visale comme caution

Le dispositif Visale, proposé par Action Logement, offre une caution gratuite qui couvre les loyers impayés pendant toute la durée du bail (dans la limite de 36 mois d’impayés). Il est ouvert aux salariés de moins de 30 ans et à certains salariés en mobilité professionnelle.

Suivre les paiements en temps réel

Un suivi régulier des encaissements est la base de la prévention. Avec TrackMyRent, chaque paiement est tracé mois par mois, et vous savez en un coup d’oeil si un loyer manque. C’est la meilleure manière de réagir vite et d’éviter l’accumulation de dettes.

Récapitulatif : le calendrier de la relance pour loyer impayé

Délai après échéance	Action	Type
J+5	Appel téléphonique ou SMS	Relance amiable
J+10 à J+15	E-mail ou courrier simple de relance	Relance amiable
J+15 à J+20	Mise en demeure par LRAR	Relance formelle
Dès 2 mois d’impayé	Signalement CAF/MSA (si APL)	Obligation légale
J+30 à J+45	Commandement de payer par commissaire de justice	Procédure légale
J+90 à J+105	Saisine du tribunal judiciaire	Procédure judiciaire

Ce calendrier est indicatif. Chaque situation est unique et peut justifier des adaptations. L’essentiel est de ne jamais rester passif face à un impayé.

Checklist : relancer un locataire pour loyer impayé

Le retard est détecté dans les 5 jours suivant l’échéance
Une relance téléphonique est effectuée rapidement
Une relance écrite est envoyée sous 10 à 15 jours
La mise en demeure LRAR est envoyée si le paiement n’intervient pas
La CAF/MSA est informée dès 2 mois d’impayé (si APL)
Un commissaire de justice est mandaté pour le commandement de payer
Toutes les preuves sont conservées (courriers, accusés de réception, relevés)
Un échéancier amiable est proposé si le locataire est de bonne foi

Savoir comment relancer un locataire pour loyer impayé de manière structurée et progressive, c’est protéger son investissement tout en respectant les droits du locataire. La rigueur dans le suivi des paiements et la réactivité dans la relance font toute la différence.