Régularisation des charges locatives : guide complet pour les propriétaires bailleurs

La régularisation des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le propriétaire bailleur compare les provisions sur charges versées par le locataire aux dépenses réellement engagées, puis procède au remboursement du trop-perçu ou à la demande de complément. Cette obligation est encadrée par l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 qui fixe la liste exhaustive des charges récupérables. Le bailleur doit procéder à cette régularisation au moins une fois par an, en communiquant au locataire un décompte détaillé par nature de charges et en tenant les justificatifs à sa disposition.

Balance entre provisions et charges réelles avec un calculateur

Ce guide détaille l’ensemble du processus : quelles charges sont récupérables, comment calculer les provisions, comment procéder à la régularisation annuelle, quels justificatifs fournir, et quels recours existent en cas de litige.

Qu’est-ce qu’une charge locative récupérable ?

Les charges locatives récupérables, aussi appelées charges locataires, sont les dépenses engagées par le bailleur en contrepartie de services rendus liés à l’usage du logement, de l’immeuble et de ses équipements. Le principe est simple : le bailleur avance ces dépenses et en obtient le remboursement auprès du locataire.

La liste des charges récupérables est fixée de manière limitative par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 (modifié par le décret n° 2008-1411 du 19 décembre 2008). Seules les charges figurant dans ce décret peuvent être réclamées au locataire. Toute charge qui n’y figure pas reste à la charge exclusive du bailleur, même si une clause du bail prévoit le contraire.

Ce caractère limitatif est un point fondamental du droit locatif français. Il protège le locataire contre des demandes abusives et oblige le bailleur à une connaissance précise des textes applicables.

Les principales catégories de charges récupérables

Le décret n° 87-713 organise les charges récupérables en huit catégories principales. Voici le détail des postes les plus courants.

Ascenseurs et monte-charges

Les dépenses d’électricité, d’entretien courant (graissage, réglage), les petites réparations de la cabine (boutons, éclairage), et les frais d’inspection périodique sont récupérables. En revanche, le remplacement de composants majeurs (câbles, moteur) constitue une grosse réparation à la charge du propriétaire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

L’eau froide et l’eau chaude consommées dans les parties communes et privatives sont des charges récupérables. Pour le chauffage collectif, les dépenses de combustible (gaz, fioul), l’entretien courant de la chaufferie et les frais d’exploitation (relevé des compteurs, répartition) sont récupérables. Le renouvellement de la chaudière ou les grosses réparations restent à la charge du bailleur.

Parties communes intérieures

L’entretien de la propreté (nettoyage, produits d’entretien), l’électricité des parties communes (éclairage des couloirs, halls, escaliers, parkings), les fournitures consommables (ampoules, minuteries) et les frais de petites réparations des parties communes sont récupérables.

Espaces extérieurs

L’entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, des espaces verts (tonte, taille, arrosage, remplacement de plantes annuelles) et des équipements de jeux pour enfants est récupérable. Les gros travaux de réfection (revêtement de sol, création d’aménagements) ne le sont pas.

Taxes et redevances

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est récupérable, déduction faite du frais de gestion retenus par le fisc. La redevance d’assainissement est également récupérable. En revanche, la taxe foncière reste intégralement à la charge du bailleur.

Gardien, concierge, employé d’immeuble

Lorsque le gardien ou concierge assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, 75 % de sa rémunération et de ses charges sociales sont récupérables. S’il n’assure qu’une seule de ces deux fonctions, le taux est de 40 %. Les frais de remplacement pendant les congés sont récupérables dans les mêmes proportions.

Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du bailleur

Certaines dépenses, bien que liées à l’immeuble, ne peuvent jamais être récupérées auprès du locataire.

Les grosses réparations (article 606 du Code civil) : ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de canalisations principales, travaux de mise aux normes. La taxe foncière. Les honoraires du syndic de copropriété. Les primes d’assurance de l’immeuble (assurance propriétaire non occupant). Les frais de gestion locative (honoraires d’agence, frais comptables). Les travaux d’amélioration : installation d’un ascenseur, d’un interphone, isolation thermique.

La distinction entre charges récupérables et non récupérables est une source fréquente de litiges. Le bailleur qui facture au locataire des charges non récupérables s’expose à une demande de remboursement, éventuellement assortie de dommages et intérêts.

Provisions sur charges : le mécanisme

Dans la majorité des cas, le locataire verse chaque mois une provision sur charges en complément du loyer. Cette provision est une estimation des charges annuelles, répartie sur douze mois. Son montant est fixé dans le bail et doit correspondre à une estimation réaliste des dépenses récupérables.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que le montant des provisions doit être fixé « en fonction du résultat antérieur arrêté lors de la précédente régularisation ou, pour les immeubles en copropriété, du budget prévisionnel ». En d’autres termes, les provisions doivent être basées sur des données concrètes, pas sur un montant arbitraire.

Si les provisions sont manifestement excessives par rapport aux charges réelles, le locataire peut en demander la réduction. Si elles sont insuffisantes, le bailleur peut les ajuster lors de la régularisation suivante, en adaptant le montant mensuel pour la période à venir.

Avec TrackMyRent, le suivi des provisions sur charges est intégré au suivi des loyers. Chaque versement est enregistré avec la distinction entre loyer et charges, ce qui facilite considérablement la régularisation annuelle.

Comment procéder à la régularisation annuelle

La régularisation des charges doit être effectuée au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Voici les étapes à suivre.

Étape 1 : rassembler les justificatifs

Le bailleur doit collecter l’ensemble des justificatifs des dépenses récupérables engagées pendant la période de régularisation. En copropriété, ces informations figurent dans le relevé général des dépenses transmis par le syndic après l’approbation des comptes. En immeuble individuel ou en monopropriété, le bailleur collecte directement les factures.

Étape 2 : calculer le total des charges récupérables

Le bailleur additionne toutes les dépenses récupérables de la période, en se limitant strictement aux postes prévus par le décret n° 87-713. Si l’immeuble comporte plusieurs logements, les charges sont réparties entre les locataires selon les tantièmes de copropriété ou selon un critère objectif (surface, nombre d’occupants) défini dans le bail.

Étape 3 : comparer avec les provisions versées

Le total des charges récupérables est comparé au total des provisions versées par le locataire sur la même période. Trois situations sont possibles.

Les provisions sont supérieures aux charges réelles : le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire. Ce remboursement peut être effectué par virement, chèque, ou déduction sur le prochain appel de loyer.

Les provisions sont inférieures aux charges réelles : le bailleur peut demander un complément au locataire. Ce complément est exigible en une seule fois, mais le bailleur peut accepter un échelonnement si le montant est important.

Les provisions correspondent aux charges réelles : aucun ajustement n’est nécessaire.

Étape 4 : envoyer le décompte au locataire

Le bailleur doit adresser au locataire un décompte de régularisation détaillé, ventilé par nature de charges. Ce document doit indiquer, pour chaque poste de charge : le montant total de la dépense, la part récupérable auprès du locataire, la clé de répartition utilisée, et le montant imputé au locataire.

Le courrier doit également récapituler le total des provisions versées, le total des charges réelles, et le solde (positif ou négatif) résultant de la comparaison.

Étape 5 : mettre les justificatifs à disposition

Le bailleur doit tenir les justificatifs (factures, contrats de maintenance, relevé de dépenses du syndic) à la disposition du locataire pendant un délai de six mois à compter de l’envoi du décompte de régularisation (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le locataire peut demander à les consulter, et le bailleur ne peut pas refuser.

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le bailleur peut transmettre ces justificatifs par voie dématérialisée, avec l’accord du locataire. Cette disposition facilite considérablement la transmission des documents.

Délai de régularisation et prescription

Régularisation tardive

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation annuelle, mais ne fixe pas de sanction en cas de retard. En revanche, la loi ALUR a introduit une protection pour le locataire : lorsque la régularisation n’a pas été effectuée dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger que le complément de charges soit étalé sur douze mois (article 23, alinéa 9).

Cette disposition vise à protéger le locataire contre les régularisations tardives portant sur des montants importants. Un bailleur qui régularise après trois ans d’absence de décompte ne peut pas exiger le paiement immédiat de trois années de compléments de charges.

Prescription

Le délai de prescription pour le recouvrement des charges locatives est de trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Ce délai court à compter de la date d’exigibilité de la créance. Au-delà de trois ans, le bailleur perd le droit de réclamer un complément de charges, et le locataire perd le droit de réclamer un trop-perçu.

Un suivi rigoureux et régulier des charges évite ces situations de prescription. TrackMyRent permet de suivre les provisions versées mois par mois et d’anticiper les régularisations, évitant ainsi les oublis et les accumulations.

Charges au forfait vs provisions sur charges

Le bail peut prévoir deux modes de facturation des charges : les provisions avec régularisation annuelle, ou le forfait de charges.

Provisions sur charges

C’est le mode par défaut en location vide. Le locataire verse des provisions mensuelles, et une régularisation est effectuée chaque année. Le bailleur ne peut pas conserver un excédent de provisions : il doit rembourser le trop-perçu ou réclamer le complément.

Forfait de charges

Le forfait est le mode par défaut en location meublée (article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989). Le montant du forfait est fixé dans le bail et ne donne lieu à aucune régularisation. Le bailleur conserve l’intégralité du forfait, même si les charges réelles sont inférieures. Inversement, il ne peut rien réclamer de plus si les charges réelles sont supérieures.

Le forfait doit être fixé à un montant réaliste, en adéquation avec les charges prévisibles. Un forfait manifestement sous-évalué pourrait être contesté, car il aurait pour effet de majorer artificiellement le loyer.

En location vide, le forfait n’est pas autorisé. Le bailleur est tenu de procéder à des provisions avec régularisation annuelle (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).

Cas particulier des copropriétés

En copropriété, la régularisation des charges est directement liée à l’approbation des comptes de la copropriété par l’assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic transmet au copropriétaire bailleur le relevé général des dépenses et la répartition par lot, après approbation des comptes. Le bailleur extrait de ce document les seules charges récupérables (en excluant les charges de copropriétaire non récupérables) et établit le décompte de régularisation pour le locataire.

Le calendrier de la copropriété conditionne donc celui de la régularisation. Si l’assemblée générale se tient en avril, le bailleur ne pourra procéder à la régularisation qu’après cette date. Ce décalage est normal et ne constitue pas une régularisation tardive au sens de la loi.

Litiges liés aux charges locatives

Les litiges relatifs aux charges locatives sont fréquents. Voici les points de friction les plus courants et les recours possibles.

Absence de régularisation

Si le bailleur ne procède pas à la régularisation annuelle, le locataire peut l’y contraindre par lettre recommandée, puis par voie judiciaire. En l’absence de régularisation, le locataire n’est tenu de payer que les provisions prévues au bail, sans complément.

Charges non justifiées

Le locataire peut contester toute charge dont il estime qu’elle ne figure pas dans la liste du décret n° 87-713, ou dont le montant lui paraît excessif. Il peut demander à consulter les justificatifs, et le bailleur doit les produire dans un délai raisonnable.

Erreur de répartition

Si le locataire estime que la clé de répartition utilisée est erronée ou injuste, il peut contester le décompte. En copropriété, la répartition est fixée par le règlement de copropriété et ne peut pas être modifiée unilatéralement par le bailleur.

Recours

En cas de litige, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC), gratuitement. Si la conciliation échoue, il peut saisir le tribunal judiciaire ou le tribunal de proximité selon le montant du litige. Le délai de prescription est de trois ans.

Bonnes pratiques pour les propriétaires bailleurs

Régulariser chaque année sans exception. Ne pas attendre deux ou trois ans pour régulariser. Les montants s’accumulent et créent des tensions avec le locataire. Une régularisation annuelle, même si le solde est faible, maintient la transparence.

Fixer des provisions réalistes. Basez-vous sur les charges réelles de l’année précédente. Des provisions trop faibles créent un complément important à la régularisation, ce qui mécontente le locataire. Des provisions trop élevées obligent à rembourser, ce qui pèse sur la trésorerie.

Conserver tous les justificatifs. Factures, contrats de maintenance, relevés de copropriété : chaque document peut être demandé par le locataire. Conservez-les pendant au moins trois ans après la date de régularisation.

Transmettre un décompte clair et détaillé. Un décompte opaque génère de la méfiance et des contestations. Détaillez chaque poste de charge, indiquez la clé de répartition et joignez les principaux justificatifs. Un suivi structuré via TrackMyRent facilite la génération de ces documents en centralisant toutes les données financières de la location.

Distinguer clairement loyer et charges. Dans vos appels de loyer et vos quittances, séparez toujours le loyer nu des provisions sur charges. Cette distinction est obligatoire et facilite la régularisation.

Les erreurs fréquentes à éviter

Récupérer des charges non prévues par le décret. Les honoraires du syndic, la taxe foncière ou les primes d’assurance du propriétaire ne sont pas récupérables. Les facturer au locataire expose le bailleur à un remboursement avec intérêts.

Ne pas envoyer de décompte détaillé. Un simple courrier indiquant « vous devez 200 euros de complément de charges » est insuffisant. Le locataire est en droit d’exiger un décompte ventilé par nature de charges.

Confondre charges et travaux. Les travaux d’amélioration ou de mise aux normes ne sont jamais récupérables, même s’ils bénéficient au locataire. Seules les dépenses d’entretien courant et de consommation figurant dans le décret sont récupérables.

Refuser de communiquer les justificatifs. Le bailleur qui refuse de mettre les justificatifs à disposition du locataire s’expose à ce que la régularisation soit annulée par le juge. La transparence est une obligation légale.

Oublier la TEOM. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est récupérable, mais elle figure sur l’avis de taxe foncière. Pensez à la distinguer et à l’inclure dans la régularisation.

Régularisation au départ du locataire

Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges doit être effectuée sur la base des derniers comptes arrêtés. Si l’arrêté des comptes de copropriété n’a pas encore eu lieu, le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant la régularisation définitive (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).

Le solde du dépôt de garantie doit être restitué dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. Ce mécanisme permet au bailleur de ne pas être pénalisé par le calendrier de la copropriété.

En pratique, il est recommandé de procéder à une régularisation provisoire au départ du locataire, basée sur les dernières données disponibles, puis d’ajuster lors de l’arrêté définitif. Cela limite le montant retenu et accélère la restitution du dépôt.

Conclusion

La régularisation des charges locatives est une obligation annuelle que tout propriétaire bailleur doit maîtriser. Elle repose sur un cadre juridique précis — la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 87-713 — qui délimite strictement les charges récupérables, les modalités de calcul et les droits du locataire à l’information.

Une gestion rigoureuse des charges, appuyée par des outils de suivi comme TrackMyRent, permet de régulariser chaque année en toute transparence, d’éviter les litiges et de maintenir une relation de confiance avec le locataire. La clé est la régularité, la précision et la transparence.