État des lieux : guide pratique pour l'entrée et la sortie du logement

L’état des lieux est un document obligatoire établi contradictoirement entre le bailleur et le locataire lors de la remise et de la restitution des clés d’un logement. Encadré par la loi ALUR du 24 mars 2014 et précisé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, il décrit l’état du logement pièce par pièce et constitue la référence en cas de litige sur les dégradations ou la restitution du dépôt de garantie. Pour plus d’informations, consultez la fiche officielle sur l’état des lieux. Son absence profite systématiquement au locataire, ce qui rend sa réalisation indispensable pour tout propriétaire bailleur.

Inspection d'un appartement avec une checklist d'état des lieux

Ce guide détaille les règles juridiques, le contenu obligatoire, les bonnes pratiques de rédaction et les recours en cas de désaccord. Que ce soit pour une entrée ou une sortie, vous saurez exactement comment procéder pour sécuriser votre gestion locative.

Cadre juridique de l’état des lieux

L’état des lieux est rendu obligatoire par l’article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Cet article dispose que l’état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles, et joint au contrat de bail.

La loi ALUR du 24 mars 2014 a considérablement renforcé l’encadrement de l’état des lieux. Elle a notamment imposé un modèle type de document et précisé les mentions obligatoires. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris en application de la loi ALUR, fixe les modalités d’établissement de l’état des lieux et son contenu minimal.

Ces textes s’appliquent à tous les baux d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989, qu’il s’agisse de locations vides ou meublées. Les baux commerciaux, professionnels et ruraux sont régis par des règles différentes et ne sont pas concernés par ce guide.

Quand réaliser l’état des lieux ?

État des lieux d’entrée

L’état des lieux d’entrée est établi lors de la remise des clés au locataire, c’est-à-dire au moment où celui-ci prend possession du logement. Il doit être réalisé avant toute installation du locataire. Idéalement, il est effectué le jour de la signature du bail ou le jour de la remise effective des clés.

Le locataire dispose d’un délai de dix jours après la réalisation de l’état des lieux d’entrée pour demander des compléments ou modifications (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989). Ce droit permet de signaler des défauts qui n’auraient pas été remarqués lors de la visite initiale.

Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut également demander la modification de l’état des lieux pour ce qui concerne les éléments de chauffage. Cette disposition protège le locataire contre les défauts non visibles en dehors de la saison de chauffe.

État des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie est établi lors de la restitution des clés par le locataire. Le logement doit être entièrement vidé de ses effets personnels (sauf pour les locations meublées où le mobilier du bailleur doit être en place). Les deux parties doivent être présentes ou représentées.

Le locataire doit avoir remis le logement en bon état de réparations locatives, conformément au décret n° 87-712 du 26 août 1987. Ce décret liste les menues réparations et l’entretien courant à la charge du locataire, dans le cadre des obligations respectives du propriétaire et du locataire.

Contenu obligatoire de l’état des lieux

Le décret du 30 mars 2016 fixe les mentions obligatoires de l’état des lieux. Ce document doit comporter un certain nombre d’informations pour être valide et opposable.

Informations générales

Le document doit mentionner le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date de réalisation, la localisation précise du logement (adresse complète, bâtiment, étage, porte), le nom ou la dénomination des parties et leur domicile ou siège social, ainsi que le nom ou la dénomination et le siège social du mandataire éventuel.

Pour l’état des lieux de sortie, la date de l’état des lieux d’entrée doit également figurer, ainsi que la nouvelle adresse du locataire.

Description du logement

Chaque pièce et chaque partie du logement doit faire l’objet d’une description détaillée. Pour chaque élément (murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements), l’état des lieux doit indiquer sa nature (parquet, carrelage, peinture, papier peint) et son état de conservation (bon état, usé, tâché, fissuré, etc.).

Les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie doivent être consignés. Le nombre de clés remises et leur destination (porte d’entrée, boîte aux lettres, cave, parking) doivent être mentionnés avec précision.

Équipements et éléments du logement

Pour chaque équipement présent dans le logement (robinetterie, appareils sanitaires, prises électriques, interrupteurs, volets, radiateurs), l’état des lieux doit indiquer s’il fonctionne correctement. En location meublée, le mobilier et les équipements fournis doivent être inventoriés avec leur état.

Observations

Chaque partie peut formuler des observations sur l’état du logement. Ces observations sont inscrites directement sur le document et signées par les deux parties. Elles constituent un élément de preuve important en cas de désaccord ultérieur.

Comparaison entre l’état des lieux d’entrée et de sortie

La comparaison entre les deux états des lieux est le mécanisme central du dispositif. C’est cette comparaison qui permet d’identifier les dégradations imputables au locataire et de justifier d’éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.

Ce qui relève de la responsabilité du locataire

Le locataire est responsable des dégradations qui ne relèvent pas de l’usure normale (vétusté). Un trou dans un mur, un carreau cassé, des traces de brûlure sur un plan de travail ou des taches indélébiles sur une moquette sont des exemples de dégradations imputables au locataire.

Ce qui relève de la vétusté

La vétusté correspond à l’usure naturelle des matériaux et équipements liée au temps et à un usage normal. Une peinture qui s’écaille après huit ans d’occupation, un parquet légèrement rayé ou des joints de salle de bain jaunis relèvent de la vétusté et ne peuvent pas être facturés au locataire.

La loi ALUR a introduit la possibilité d’annexer une grille de vétusté au bail (article 7 d de la loi du 6 juillet 1989). Cette grille, convenue entre les parties, définit pour chaque type d’élément une durée de vie théorique et un coefficient d’abattement annuel. Elle permet d’objectiver la répartition des coûts entre usure normale et dégradation.

Répartition des coûts

Lorsqu’une dégradation est constatée, le coût de remise en état est réparti entre le bailleur (part de vétusté) et le locataire (part de dégradation). Par exemple, si une moquette a une durée de vie de dix ans et que le locataire l’a occupée pendant sept ans avant de la détériorer, la retenue sur le dépôt de garantie ne pourra porter que sur 30 % du coût de remplacement.

État des lieux et gestion locative numérique

La digitalisation de l’état des lieux présente des avantages considérables pour la gestion locative. Le décret du 30 mars 2016 autorise explicitement la réalisation de l’état des lieux sous forme dématérialisée, à condition que chaque partie puisse en obtenir un exemplaire sur support papier.

Les outils numériques permettent d’intégrer des photos directement dans le document, d’horodater automatiquement chaque observation, de comparer facilement l’entrée et la sortie, et de conserver les documents de manière sécurisée.

Un outil comme TrackMyRent complète utilement cette démarche en centralisant le suivi des paiements, des quittances et de l’ensemble de la relation locative. Associer un état des lieux rigoureux à un suivi financier précis constitue la meilleure protection pour le bailleur.

Que faire en cas de désaccord ?

Il arrive que les parties ne parviennent pas à s’accorder sur le contenu de l’état des lieux. Le législateur a prévu plusieurs mécanismes pour résoudre ces situations.

Refus de signer l’état des lieux

Si l’une des parties refuse de signer l’état des lieux ou si les parties ne parviennent pas à se mettre d’accord, l’état des lieux peut être réalisé par un huissier de justice (désormais commissaire de justice), à l’initiative de l’une ou l’autre des parties. Le coût de l’intervention est alors partagé par moitié entre le bailleur et le locataire (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989).

Le décret du 30 mars 2016 fixe les tarifs de l’intervention du commissaire de justice pour les états des lieux. Le tarif dépend de la surface du logement et est plafonné. Pour un logement de moins de 50 m², le coût total est d’environ 250 euros.

Absence d’état des lieux

Si aucun état des lieux d’entrée n’a été établi, les conséquences sont importantes. La loi présume alors que le locataire a reçu le logement en bon état (article 1731 du Code civil). Toutefois, cette présomption est renversée si c’est le bailleur qui a fait obstacle à l’établissement de l’état des lieux.

En pratique, l’absence d’état des lieux d’entrée rend quasi impossible toute retenue sur le dépôt de garantie à la sortie. Le bailleur ne pourra pas prouver que les dégradations constatées à la sortie n’existaient pas à l’entrée. C’est pourquoi l’état des lieux d’entrée est absolument indispensable.

Contestation après signature

Un état des lieux signé par les deux parties est un document contractuel. Sa contestation ultérieure est difficile, sauf à prouver un vice du consentement (erreur, dol) ou à invoquer le délai de dix jours pour compléments. Après ce délai, seule une action en justice permet de remettre en cause le contenu de l’état des lieux.

Modèle d’état des lieux conforme

Un modèle d’état des lieux conforme au décret du 30 mars 2016 doit comporter les sections suivantes, organisées pièce par pièce.

En-tête : type d’état des lieux (entrée/sortie), date, adresse complète du logement, identité et coordonnées des parties, mention du mandataire éventuel.

Pour chaque pièce : désignation de la pièce, description des murs (nature et état), description des sols (nature et état), description des plafonds (nature et état), description des menuiseries (fenêtres, portes, volets — nature et état), description des équipements (prises, interrupteurs, radiateurs, robinetterie — nature et état), observations particulières.

Parties communes et annexes : caves, parkings, jardins privatifs, balcons, avec la même description détaillée.

Relevés de compteurs : eau froide, eau chaude, électricité, gaz — avec le numéro du compteur et l’index relevé.

Clés et badges : nombre et destination de chaque clé, télécommande ou badge remis.

Signatures : signature manuscrite ou électronique des deux parties, date et lieu.

Bonnes pratiques pour un état des lieux réussi

Prendre son temps. Un état des lieux bâclé est un état des lieux contestable. Prévoyez au minimum 30 à 45 minutes pour un studio, et jusqu’à deux heures pour un grand appartement. Vérifiez chaque prise, chaque robinet, chaque volet.

Photographier systématiquement. Les photos horodatées constituent une preuve irréfutable. Photographiez chaque pièce sous plusieurs angles, et chaque anomalie en gros plan. Incluez les photos dans le document ou en annexe.

Tester tous les équipements. Ouvrez chaque robinet, actionnez chaque interrupteur, vérifiez chaque radiateur, tirez chaque chasse d’eau. Un équipement non testé est un équipement dont l’état n’est pas documenté.

Réaliser l’état des lieux en pleine journée. La lumière naturelle permet de mieux identifier les défauts : fissures, taches, rayures. Les éclairages artificiels peuvent masquer certains problèmes.

Utiliser un vocabulaire précis. Évitez les termes vagues comme « moyen » ou « correct ». Préférez des descriptions factuelles : « rayure de 15 cm sur le parquet à 50 cm de la fenêtre », « tache d’humidité de 20 cm de diamètre au plafond ».

Conserver les documents avec le bail. L’état des lieux fait partie intégrante du contrat de bail. Un suivi locatif centralisé via TrackMyRent permet de garder une vision complète de chaque location : bail, états des lieux, historique des paiements et quittances, le tout accessible en quelques clics.

Les erreurs fréquentes à éviter

Ne pas réaliser d’état des lieux. C’est l’erreur la plus grave. Sans état des lieux d’entrée, le bailleur ne peut quasiment rien retenir sur le dépôt de garantie. L’article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état, mais la charge de la preuve peut se retourner contre le bailleur.

Réaliser un état des lieux non contradictoire. Un état des lieux réalisé par le bailleur seul, sans la présence ni la signature du locataire, n’a aucune valeur juridique. Il doit impérativement être signé par les deux parties ou établi par un commissaire de justice.

Oublier les relevés de compteurs. Les compteurs d’eau et d’énergie doivent être relevés à l’entrée et à la sortie. Sans ces relevés, il est impossible de facturer au locataire une éventuelle surconsommation ou de répartir équitablement les charges.

Confondre vétusté et dégradation. Retenir sur le dépôt de garantie le coût de remplacement d’un équipement vétuste exposera le bailleur à un recours du locataire, voire à une condamnation à des dommages et intérêts.

Ne pas conserver l’état des lieux. Le document doit être conservé pendant toute la durée du bail et au moins trois ans après la fin de celui-ci (délai de prescription des actions en matière de bail, article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989).

Conclusion

L’état des lieux est un pilier de la relation locative. Document à la fois juridique et pratique, il protège les intérêts du bailleur comme du locataire en fixant objectivement l’état du logement à chaque étape du bail. Son importance est renforcée depuis la loi ALUR et le décret du 30 mars 2016, qui en ont normalisé le contenu et les modalités.

Pour les propriétaires bailleurs, associer un état des lieux rigoureux à un suivi locatif complet — paiements, quittances, correspondances — via un outil comme TrackMyRent constitue la meilleure stratégie pour gérer sereinement son patrimoine immobilier et prévenir les litiges.